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Jedes E-Mail, welches von Ihnen versendet wird, wird, bevor es den Mailserver verläßt und an den Empfänger zugestellt wird, in einen Zwischenspeicher kopiert. Genauso werden alle E-Mails, die Sie empfangen, noch bevor sie in Ihr Postfach zugestellt werden, in diesen Zwischenspeicher kopiert. Auf diese Weise können wir sicherstellen, daß wir aus- und eingehende E-Mails definitiv im Originalzustand, also so, wie sie von Ihnen versendet wurden oder so, wie sie in Ihr Postfach zugestellt wurden, archiviert werden. Sie können die E-Mails nicht versehentlich löschen oder sogar böswillig verändern, nachdem Sie sie gesendet oder empfangen haben - ihr Archivserver archiviert immer das Original, denn nur unsere Administratoren hätten Zugriff auf den Zwischenspeicher, kein Endanwender kann die E-Mails dort sehen oder verändern.

Dies ist zur Rechtsicherheit der Archivierung undabdingbar erforderlich, Sie dürfen nicht in der Lage sein, ein E-Mail, das Sie empfangen haben und das Ihnen nicht gefällt, einfach zu löschen oder sogar zu verändern, bevor Ihr Archivserver das Mail übernimmt. Genauso dürfen Sie auch ein E-Mail, welches Sie versendet haben, nicht mehr verändern. 

Ihr Archivserver holt alle 5 Minuten die E-Mails aus dem Zwischenspeicher ab, sortiert sie in die Archive Ihrer Firma ein und indexiert die Mails samt den Anhängen (derzeit indexieren wir die Dateiendungen txt csv pdf doc dot ppt pot pps xls xlt docx dotx pptx und xlsx, also Textdateien, Adobe Acrobat Dateien und alle wichtigen Dateien von Microsoft Office). In diesem Moment landen die E-Mails erstmal in den Ordnern "Inbox" bzw. "Sent Items". Sie können also jedes empfangene oder gesendete E-Mail bereits nach 5 Minuten im Archivserver wiederfinden!

Alle 30 Minuten läuft dann ein weiterer Prozeß, der Ihr Archiv mit Ihrer Mailbox abgleicht - hierbei wird die Struktur Ihrer Mailbox im Archiv nachvollzogen. Wenn Sie Ihre Mailbox nur mit den beiden Ordnern "Inbox" (also z.B. "Posteingang") und "Sent Items" (also z.B. "Gesendete Nachrichten") verwenden, ändert sich dadurch natürlich nichts. Wenn Sie aber Ordner verwenden, um E-Mails abzulegen und übersichtlich zu sortieren, dann wird genau diese Struktur auch im Archiv nachvollzogen, egal, ob Sie nur einen Ordner "Ablage" führen, in dem einfach alles landet oder eine Struktur aus hunderten von Unterordnern pflegen - in Ihrem Archiv wird alles genauso abgebildet. Dafür ist dieser zweite Job da, der alle 30 Minuten läuft. Er findet die Nachrichten, die ja bei Senden bzw. Empfangen bereits in das Archiv aufgenomen wurden und verschiebt sie genau dorthin in der Archivstruktur, wo sie in Ihrem Postfach auch liegen. 

Wenn Sie eine Nachricht sofort nach Eingang löschen, dann wird die Nachricht im Archiv in den Ordner "Deleted Items" verschoben (weil sie beim nächsten Lauf des Synchronisationsjobs im Ordner "Gelöschte Objekte" liegt). Wenn Sie die Nachricht löschen und sofort den Ordner "Gelöschte Objekte" leeren, verbleibt die Nachricht in der INBOX. Das ist prinzipbedingt, denn im Archiv darf nie etwas gelöscht werden, auch das ist zur Rechtssicherheit erforderlich. Das gibt Ihnen aber die Möglichkeit, alte Nachrichten, die Sie in Ihrer Ordnerstruktur abgelegt haben zu löschen - wenn Sie danach sofort den Ordner "Gelöschte Objekte" leeren, dann verbleiben die Nachrichten im Archiv an der entsprechenden Stelle Ihrer Ordnerstruktur. Einfacher und sicherer ist aber: Sie geben uns Bescheid, nach welcher Zeit Nachrichten in Ihrem Postfach automatisch gelöscht werden sollen, dann richten wir das auf unseren Servern so ein und Sie müssen sich nicht mehr darum kümmern (Sie können z.B. alle Nachrichten, die älter, als 6 Monate sind, automatisch aus Ihrem Postfach löschen lassen - im Archiv bleiben die weiterhin verfügbar und Ihr Postfach bleibt schlank und günstig, denn der Speicherplatz im Archiv ist deutlich günstiger, als Speicherplatz in der Mailbox). 

Sie können im Archiv die Nachrichten über Ihre Ordnerstruktur wiederfinden oder, viel praktischer, einfach die Volltextsuche verwenden. Sie werden erstaunt sein, wie schnell die Suche im Archiv ist! Der Grund dafür ist, daß jede Nachricht, wenn sie in das Archiv eingefügt wird, im Volltext indexiert und abgespeichert wird. Eine Suche läuft immer nur über den Index und der ist genau für das Suchen optimiert. Eine Nachricht im Archiv wiederzufinden, geht wesentlich schneller, als die Suche in Ihrem E-Mail Programm zu benützen! 

Jede Nachricht, die Sie im Archiv wiedergefunden haben, können Sie auch wieder in Ihrem E-Mail Programm öffnen und weiterversenden: Dazu sind die Schaltflächen "Öffnen in Microsoft Outlook (.MSG)" (für Windows mit Outlook) bzw. "Öffnen im E-Mail Client (.EML)" für das eingebaute Mailprogramm in Windows 8/10 oder auf dem Mac) da. Oder Sie lassen sich das Mail als Anhang zusenden, dafür ist die Schaltfläche "Wiederherstellen" gedacht, geben Sie dann einfach eine Mailadresse ein und Sie bekommen das E-Mail in Kürze zugesendet. 

Wenn Sie einen Prüfer vom Finanzamt erwarten, dann bestellen Sie bei uns einfach eine "Auditor" Kennung, die wird innerhalb von 24 Stunden eingerichtet und an den Prüfer gesendet. Mit dieser Kennung kann er sich dann in ihrem Archiv anmelden und die Daten nachsehen, die ihn interessieren. Ist die Prüfung fertig, geben Sie uns wieder Bescheid und wir löschen die Kennung wieder - sie zahlen nur für den Monat, in welchem die Betriebsprüfung stattgefunden hat. So steht's übrigens in den Rechtsverordnungen: Ein Prüfer muß auf die unveränderlich gespeicherten E-Mails im Original und auf elektronsichem Wege Zugriff erhalten. Mit unserer Mailarchiv Lösung sind sie hier auf der sicheren Seite und völlig rechtskonform. 

Ihr Archivserver wird von uns regelmäßig mit Aktualisierungen der eingesetzten Software versehen, diese Arbeiten führen wir nur im Zeitfenster zwischen 22:30 Uhr und 5:00 Uhr durch, damti Ihr Archivsystem immer verfügbar ist. Wenn wir Arbeiten an den Archivservern vornehmen, erfahren Sie das auf unserem Twitterkonto (sie müssen bei Twitter nicht angemeldet sein, um unsere Nachrichten zu sehen). Ihr Archivserver wird jede Nacht zwischen 01:00 Uhr und 05:00 Uhr gesichert, da ist er, je nachdem, wieviele Mails während des Tages eingingen, für ein paar Minuten nicht verfügbar. Wann das genau in diesem Zeitraum sein wird, können wir leider nicht mit Sicherheit sagen, unser Backupserver sichert einfach alle Archivserver nacheinander, aber die Zeit ist so gewählt, daß Sie das hoffentlich nicht stört. 

Die Archivserver, der Backupserver und die Datenspeicher für das Backup stehen, genauso, wie unser Mailserver, in einem Rechenzentrum in Frankfurt, also in Deutschland und unterliegen den strengen deutschen Datenschutzgesetzen. Auf diese Server haben nur Mitarbeiter der Pohle IT Dienste UG Zugriff. Sämtlche Daten in den Archivservern sind verschlüsselt, auch die Administratoren der Pohle IT Dienste UG können nicht auf die Inhalte Ihrer E-Mails zugreifen. Jeder Zugriff, egal, ob von Ihnen, einem Auditor oder unseren Administratoren wird in einem nicht löschbaren Protokoll mitgeschrieben. Dieses Protokoll kann jederzeit von Ihnen eingesehen werden. 



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